fbpx
Кейс. Предварительное планирование создания агентства по трудоустройству в Польше 1

Кейс. Предварительное планирование создания агентства по трудоустройству в Польше

В данном кейсе мы собрали накопленный опыт нашей команды, который можно применить в подготовке открытия агентства по трудоустройству. При этом актуализировали информацию проведя консультации с нашими юристами, экспертами в области легализации иностранцев в Польше и таможенными специалистами. Данный отчет должен предоставить клиенту систематизированную и детальную информацию, о методах и этапах достижения поставленной цели

Цели клиента

Для чего необходимо выполнение задачи и как клиент будет пользоваться ее результатом? Приоритеты
  Для деятельности по трудоустройству украинских рабочих в Польше, с официальными разрешениями и лицензиями, полностью прозрачной основе.   «Необходимо открыть компанию, которая бы осуществляла деятельность по трудоустройству украинских работников на территории Польши. Учредители, граждане Украины.»   Кейс. Предварительное планирование создания агентства по трудоустройству в Польше 2
Какая основная задача проекта? Критерии оценки успеха проекта со стороны клиента?
Открыть предприятие.
Получить все необходимые разрешения для предприятия.
Обеспечить наличие всех документов от польской фирмы для украинской компании, по трудоустройству граждан Украины в Польше.
Достижение всех поставленных целей в указанные сроки
Какие временные сроки и другие требования клиента? Общие показатели успеха
Уточняется индивидуально Стоимость проекта с учетом экономии на скрытых потерях

Общий обзор ситуации/конъюнктуры реализации задачи открытия агентства по трудоустройству

Информация о возможностях открытия агентства по трудоустройству в Польше

Для получения разрешения необходимо иметь следующие базовые документы, информацию и нормы:

  • Идентификационные данные фирмы (юр. адрес, фактический адрес, ФИО учредителя);
  • Организационно-правовую  форму бизнеса (например: «ООО»);
  • Идентификационный номер налогоплательщика (если присвоен);
  • Номер в Национальном судебном реестре или номер в записях экономической деятельности, если оно было дано, а так же наименование и адрес органа регистрации;
  • Коды PKD для регистрации;
    • 78.10.Z Деятельность по поиску работы и работников
    • 78.20.Z Временное агентство по трудоустройству
  • Адрес электронной почты;
  • Идентификационные данные лица, регистрирующего  агентство по трудоустройству
  • Адрес места жительства или адрес офиса ;
  • Указание места и даты заявления;
  • Подпись лица, уполномоченного представлять агентство, с указанием имени и его должности;
  • Подтверждение оплаты комиссии в размере  200 злотых

Заявление может быть подано в электронном виде, но при условии, что у предпринимателя есть зарегистрированная электронная подпись

Кроме заявления нужны:

  • Копия свидетельства о рождении;
  • Заявление о соответствии и полноте данных

Отчетность агентства по трудоустройству

Агентство должно предоставлять некоторые сведения Маршалу:

  • Изменение лица, осуществляющего деятельность от имени агентства;
  • Изменение адреса;
  • Прекращение деятельности;
  • Приостановление или возобновление бизнеса, о котором говорится в положениях о свободе экономической деятельности.

Данные отчеты должны бать поданы на протяжении 14 дней с момента изменений! Временное агентство занятости обязано подавать Маршалу информацию о своей деятельности, даже если не было изменений, до 31 января каждого года за предыдущий год.

Риски, опасности, проблемы, которые могут возникнуть при реализации задачи

Наша практика показывает, что большинство проектов связанные с организацией предприятий, в Польше, выполняются без должного внимания к поиску скрытых затрат.

 Очень часто заказывая услугу, регистрации и организации фирмы, без какого- либо планирования, отдельные подрядчики пытаются просто обеспечить клиентов всеми возможными разрешениями и документами.

Просто по порядку выполняя поставленные задачи, без осознания влияния каждого действия на дальнейшие затраты клиента или целесообразности в рамках бизнес целей.  Наша команда, реализовав более 120 проектов по регистрации юр. лиц и организации деятельности, знает где и когда клиента поджидают дополнительные и не нужные затраты, какие риски могут повлиять на дальнейший результат, что может создать проблемы и трудности, как при реализации проекта, так и после, при ведении деятельности.

Зачастую если не учитывать этих опасностей, по нашему опыту клиенты теряют:

  • до 10000 евро в год, на необязательных налогах;
  • в среднем 1000 евро, на необязательных услугах бухгалтеров;
  • в среднем 2000 евро, на преждевременных затратах (таких как простой офиса, не использованные часы нанятых сотрудников);
  • от 2000 евро и выше , при не использованных возможностях, простоях или затянувшихся сроков проекта.

Ниже приведен только некоторый список проблем и рисков  на которые мы хотели бы обратить внимание. Мы знаем, как решать данные проблемы и избегать их, благодаря чему в среднем наши клиенты экономят до 8000 евро на скрытых потерях и ненужных затратах.

Таблица влияния проблем на результаты

Название проблемы Описание Влияние на результат
Преждевременное обеспечение необходимых составляющих для ведения деятельности Большинство элементов при организации деятельности рекрутингового агентства требуют постоянных затрат или увеличивают переменные затраты.   Такими элементами являются: Наличие банковского счета (ежемесячные затраты 15-30 евро + затраты на бухгалтерию)Свидетельство плательщика VAT(если оборот не превышает 150 000 злотых в год, имея данное свидетельство, будет необходимо платить необязательный для вас налог в размере 23%)Регистрация в ZUS до момента найма сотрудника (лишние затраты на пустые отчеты по бухгалтерии)Найм бухгалтеров сразу после регистрации (пока фирма не ведет активной деятельности (не имеет доходов), нет необходимости нанимать постоянного бухгалтера и платить ему ежемесячную абонплату)Найм сотрудника до получения сертификата (это оплата в ZUS, лишние затраты на бухгалтерию и зарплату, получения сертификата при этом может занять несколько месяцев, а увольнение сотрудника в Польше является сложной процедурой) Потери на НДС если вы не превысили сумму 150000 злотых оборота в год, могут составить до 34500 злотых (8000 евро)Потери на оплате бухгалтеров при отсутствии активной деятельности, в среднем 75 евро/месяцПотеря на сотруднике до момента получения сертификата (в среднем 300-500 евро/мес)
Отсутсвие/ошибки перевода на польский язык необходимых документов В случае регистрации агенста по трудоустройству в Польше,  необходим перевод свидетельства о рождении основателей.   Организация такого перевода занимает в среднем полторы недели. Если не учесть весь список документов которые необходимо перевести , вы получите отказы при регистрации или затянутые сроки.   Кроме этого пренебрегая требованием, что перевод должен осуществляться у присяжного нотариального переводчика на территории Польши, клиенты теряют при переводах у обычных переводчиков, не имеющих  лицензии польского минюста.       Увеличиение сроков регистрации до 2 месяцевОтказы при регистрации и потеря оплаченных пошлин (50 евро у Маршала и 80 евро в КРС)Пустые затраты на обычных переводчиков, документы от которых не являются действительными при регистрации  
Упущение из виду подачу необходимых документов, отчетов, информации или ошибки в них Мелки и совсем незаметные детали могут привести к лишним затратам и проверкам. В случае с агентством трудоустройства, несоответствие или отсутствие следующих элементов приводят к лишению лицензии,  штрафам или отказами при регистрации: Справка о несудимостиСоответствие установленным требованиям офисаИспользование офиса не по назначениюУведомление маршала об изменениях в деятельности предприятияЕжегодный отчет о ведениях деятельности по трудоустройству Штрафы от 500 евро до 3000 евроЛишение лицензии и как следствие потери по причине приостановлении деятельности и затраты на повторном процессе подачи заявки
Незнание всех обязательств и отчетности агентства Например, при приостановлении деятельности , не уведомив об этом Маршала и не передав ему ранее выданный сертификат, владельце предприятия подвергаются штрафу   При рекламах и объявлениях не указав согласно закону номер сертификата и обязательные положения, предприятия подвергается штрафу и рискует лишиться лицензии Штрафы от 750 евро до 1500 евро  

Риски и опасности при реализации задачи

Кейс. Предварительное планирование создания агентства по трудоустройству в Польше 3

Что необходимо сделать, чтобы избежать проблем и рисков

Что необходимо сделать Как это повлияет на результат Какие проблемы решит и риски нивелирует
Провести планирование каждого шага и его влияние на результат, по принципу точно вовремя.   Определив, на каком этапе необходимо обеспечить тот или иной элемент. Экономия: — до 8000 евро на необязательном НДС — до 300 евро/мес. при преждевременной аренде офиса — до 500 евро/мес. при преждевременном найме сотрудника —  в среднем 100 евро/мес. на бухгалтерии Преждевременное обеспечение необходимых составляющих для ведения деятельности  
Изучить нормы и требования к каждому необходимому документу в процессе реализации проектов.   Использовав в процессе реализации задач проектный подход. Экономия: — В среднем (только при регистрации предприятия) 400 евро на переделках и затратах на ненужные элементы   — На штрафах при неправильном или не соответствующем ведении деятельности агентства трудоустройств(по нормам закона от 500 до 5000 евро )   — Защита от потери лицензии и необходимости ее восстановления (не учитывая потери прибыли из-за приостановления деятельности, повторные затраты на получение в среднем 500 евро)   Уменьшает риск отказа в выдаче лицензий и потери в среднем 500 евро, на подготовке и подаче документов. — Отсутствие/ошибки перевода на польский язык необходимых документов — Упущение из виду подачи необходимых документов, отчетов, информации или ошибки в них — Незнание всех обязательств и отчетности агентства — Органы, которые выдают разрешение (лицензию) для агентств трудоустройства, могут на свое усмотрение отказать в регистрации — Из-за несоответсвия требований к ведению деятельности агентства трудоустройств могут лишить лицензии  
Изучив законы определить список не обязательных документов и регистраций Экономия: — до 300 евро при регистрации предприятия — в среднем 100 евро/ежемесячно при ведении деятельности и необходимости сдавать отчеты по причине наличия данных документов. Преждевременное обеспечение необходимых составляющих для ведения деятельности  
Провести работу по анализу налогового законодательства и оптимизировать деятельность Экономия от 2000 евро до 10000 евро для малого предприятия, на необязательных налогах Потери на необязательных налогах

Решение 1: Регистрация нового предприятия

Плюсы решения Минусы решения
+ полностью контролируемое юр. лицо без скрытых опасностей в виде долгов и негативной историей
+ низкая стоимость по сравнению с покупкой предприятия
+ легче оптимизировать налогообложение
+ экономия на операционных затратах (отчетность, бухгалтерия) из-за отсутствия лишне зарегистрированных документов
— может быть меньше доверие со стороны потенциальных клиентов и партнеров, так как будут обращать внимание на то, что предприятие слишком молодое
— сроки достижения цели длительные, чем при покупке готового предприятия

Схема решения

Кейс. Предварительное планирование создания агентства по трудоустройству в Польше 4

Ган чарт решения:

Кейс. Предварительное планирование создания агентства по трудоустройству в Польше 5

Таблица влияния на стоимость отдельных элементов

Кейс. Предварительное планирование создания агентства по трудоустройству в Польше 6
Кейс. Предварительное планирование создания агентства по трудоустройству в Польше 7

Решение 2. Покупка готового предприятия

Плюсы решения Минусы решения
+ Скорость получения действующего предприятия со всеми необходимыми документами в несколько раз выше (за 1 неделю, вы получите полностью готовое юр. лицо) — Стоимость
— Риски купить предприятие с долгами
— Излишние элементы в предприятии, которые усложнят отчетность и налоговую оптимизацию

Рабочая схема решения

Кейс. Предварительное планирование создания агентства по трудоустройству в Польше 8

Далее выбор уже за клиентом. В соответствии с выбранным вариантом мы уже будим формировать конкретный план и готовить углубленный анализ.

Комментировать

Следи за нами

... в социальных сетях. Добавляй нас в друзья и будь всегда в курсе последних новостей.

Последние новости